نظام الارشفة التقليدية وحلول نظام الارشفة الالكترونية

نظام الارشفة التقليدية وحلول نظام الارشفة الالكترونية

مع ازدياد سرعة عجلة التطور والتضخم الكبير في حجم اعمال المؤسسات والشركات العامة منها والخاصة

والذي ينتج عنه كميات هائل من الوثائق والمستندات ، الامر الذي يجعل عملية حفظها وإدارتها من اكبر واصعب التحديات التي تواجهها المؤسسات ،

لذلك نجد ان معظم هذه المؤسسات تبحث عن حلول لإدارة المستندات الكترونياً.

على الرغم من وجود الرغبة في الاستفادة من هذه الحلول الا اننا نجد ان عدد المؤسسات التي تطبق حلول إدارة الوثائق الكترونياً قليلة جداً .

وقبل البدأ بالشرح عن ميزات وفوائد نظام الارشفة الالكترونية للشركات والمؤسسات وماهو معنى نظام الارشفة الالكترونية ،

علينا توضيح ماهية نظام الارشفة التقليدية وما هي مشاكلها ولماذا استدعى منا ايجاد الحلول لها او البدائل

وما الصعوبات التي كانت تعاني منها هذه الشركات او المؤسسات

ما هي مشاكل الارشفة التقليدية ولماذا يجب على مؤسستك التحول إلى نظام الارشفة الالكترونية ؟

يحتل قسم الأرشفة التقليدية في القطاعات الحكومية والخاصة حيزاً كبيراً من اهتمام هذه المؤسسة والقائمين عليها،

كما يشكل عبئاً كبيراً عليها عندحفظ الأوراق والملفات والوثائق المختلفة بطرق تقليدية،

يصاحبها الكثير من الجهد وتوفير المكان اللازم لحفظها وأرشفتها، كما أن هذه الطريقة يشوبها الكثير من مخاطر ضياع الأوراق أو تلفها، عوضاً عن الوقت اللازم لاسترجاعها عند الحاجة

ونستطيع تلخيص مشاكل الارشفة التقليدية بالبنود التالية:

1. تعرض الوثائق والمستندات للتلف وفقدان الكثير منها في كثير من الأحيان بسبب التداول اليدوي واحياناً اليومي لها بين الموظفين ومختلف الإدارات.

2. مختلف عمليات الحفظ والأرشفة والاسترجاع والتوثيق والاستخلاص يتم الاعتماد فيها على قدرات فردية للموظفين القائمين على الأرشفة، مما يجعلها مقصورة على أفراد ومعتمدة على الخبرات الشخصية.

3. تعداد نسخ الوثيقة ليمكن تداولها بين الأشخاص المعنيين بالموضوع.

4. تعرض المستندات للتلف، وتغير اللون، وعوامل الطبيعة مثل الأتربة والتآكل بسبب بعض الحشرات.

5. عدم وجود ضمان أمن وسرية الوثائق والمستندات وضمان عدم اطلاع اي  شخص كان على وثائق قد تكون سرية او تاريخية او اوراق بردي لها قيمة اثرية كبيرة .

6. ضياع الكثير من الوقت والجهد بسبب مشاكل استرجاع المستندات والمعلومات، وعدم الوصول إلى كل أطراف الموضوع والبيانات والمستندات الخاصة به في الوقت المُناسب لاتخاذ إجراء أو قرار فيه.

7. عدم توفر شروط حفظ اساسية للوثائق كشروط التهوية والحفظ والاضاءة والحرارة وما الى ذلك وهذا بالتالي يؤدي الى تلف هذه الوثائق مع الزمن.

8. امكانية سرقة او ضياع وثائق قد تكون لها من القيمة ما يعادل حبقة زمنية كاملة .
   

9. الكلفة الباهظة لتخزين هذه الملفات والوثائق، حيث اننا بحاجة الى مساحات ومستودعات ضخمة للحفظ وموظفين يشرفون على عملية الايداع والتخزين وتكلفة وسائل التخزين والتجهيزات المادية المطلوبة لهذا الامر.

10. يوجد تكاليف مادية وجهد مبذول حتى اثناء اتلاف المستندات التي مضى عليها زمن ولم تعد المؤسسة بحاجة لها .

11. قدد تتعرض هذه الوثائق الى حريق او بلل نتيجة مشكلة ما مما يؤدي الى تلف هذه الوثائق وخسارة ما فيها من بيانات قد تكون مهمة للمؤسسة .

حتى تكون عملية استعادة الوثائق يسيرة وامكانية تشارك الجميع في هذه العملية متاحة وتعمل بصورة أكثر مرونة من الأرشفة التقليدية كان لابد من حلول تتناسب مع المشاكل سالفة الذكر،

وهذا الحل كان ظهور مايسمى نظام الارشفة الالكترونية او الرقمية او نظام الارشفة عبر الويب .

حيث ظهر في الاعوام الأخيرة ومع التطور التقني والتكنولوجي مفهوم الارشفة الإلكترونية،

وفكرته تكمن حول وجود نظام حاسوبي أو إلكتروني يوفر ميزات لمسح المستندات ضوئياً والتعرف الضوئي على الأحرف OCR

ثم حفظها إلكترونياً وتحويلها إلى مستندات نصية قابلة للبحث والتحرير بالكامل في ملفات مختلفة وفق ترتيب معين

يحدد حسب حاجة المنشأة، ومن أهم الانطمة والبرامج العربية حالياً هو نظام الفا سوفت للارشفة الالكترونية

ويتمتع بالكثير من المميزات المفيدة للمنشآت سواء الخاصة أو الحكومية.

مراحل نظام الارشفة الالكترونية:

ان مسيرة حياة الوثيقة الورقية تبدأ وتنتهي من خلال مرحلتين لتتحول من وثيقة ورقية الى وثيقة الكترونية مخزنة ضمن حاسب هناك مرحلتان أساسيتان لـ نظام الارشفة الالكترونية ، وهما:

مرحلة التخطيط

وتنقسم هذه المرحلة إلى مراحل فرعية كالتالي:

• مرحلة الدراسة والمسح: حيث يتم حصر المعلومات المراد أرشفتها وتحديد كميتها وأشكالها وأنواعها.
• مرحلة التحليل: تتمثل في الفرز والجرد لتحديد الأولويات في عملية تحويل الوثائق من الورقية إلى الإلكترونية وإعداد قوائم تتضمن البيانات الأساسية للوثائق اي جرد كامل للوثائق.

• مرحلة بناء الخطة: وضع خطة لتنظيم سير عملية الأرشفة من حيث تاريخ النقل والإتلاف، وتحديد نظام لتصنيف الوثائق كنظام تصنيف مكتبة الكونغرس او تصنيف ديوي العشري واعطاء ارقام ورموز تصنيفية لها ومكنز يحتوي على مصطلحات موحدة ككلمات مفتاحية لاستعمالها عند البحث واسترجاع الوثيقة.

• مرحلة اختيار البرمجيات: حيث يتم هنا تحديد واختيار الأجهزة المراد استخدامها في عملية الأرشفة وإعداد التقارير المطلوبه…إلخ..

• مرحلة إعداد قواعد البيانات: بهذه الخطوة يتم تحديد قواعد البيانات التي سيتم استخدامها والتي ستضمن حفظ واسترجاع هذه الوثائق .

مرحلة التنفيذ

وتنقسم هذه المرحلة إلى مراحل فرعية وهي:

• مرحلة تحضير الوثائق من أماكن تواجدها إلى المكان المخصص للتنفيذ، وتجميعها حسب تصنيف محدد واستبعاد الاوراق الغير مطلوب ارشفتها وازالة الخرزات التي عليها وتقسيمها الى مجموعات .
• مرحلة المسح الضوئي عبر السكانر عن طريق تصوير أو نسخ الوثائق القديمة وتحويلها إلى صورة رقمية.
• وضع علامات على الوثائق لتمييزها وتسهيل إرجاعها بعد انتهاء عملية الأرشفة.
• تدقيق الجودة للوثائق ومقارنتها بالوثائق القديمة والتأكد من جودتها وعدم خسارة اي معلومة ، وتحديد الاختلافات.
• تخزين الوثائق في وسائط تخزين مختلفة داخل الحاسب او خارجه من هارد وير او اقراص ممغنطة بسعات مختلفة.
• مرحلة الفهرسة والتي هي جسر يربط بين الوثيقة وبطاقة الفهرسة الخاصة بها والتي تحتوي على بيانات توضح مكان الوثيقة ومحتواها وربطها بكشاف للوصول السريع للوثيقة.

مميزات وفوائد نظام الارشفة الالكترونية:

1- حماية الملفات والوثائق من الضياع والتلف وهذا مايحدث في الارشيف التقليدي

2- امكانية البحث عن اي ملف او وثيقة باكثر من طريقة مثلا عن طريق الاسم او الرقم الموضوع او غيره

3- الاسترجاع السريع والمباشر لأي ملف او وثيقة بطريقة سهلة ومرنة

4- سهولة عمليات البحث والاسترجاع لأي وثيقة

5- امكانية تحويل محتوى الملفات او الوثائق الى قاعدة بيانات يتم الرجوع اليها عند الحاجة والاستفادة منها

6- توفير الحيز المكاني الذي يشغله الارشيف التقليدي

7- الارتقاء بأداء المؤسسات اصبح على كل مؤسسة مواكبة العصر وتحول نحو الارشفة الالكترونية

القطاعات التي يجب ان تمتلك نظام الارشفة الالكترونية:

برنامج نظام الارشفة الالكترونية في المملكة العربية السعودية ضروري لمختلف المنشآت

ولكن هناك منشآت بحاجة كبيرة لهذا النظام وسنذكر بعضًا منها:

1- المكاتب العقارية:

حيث تتم ارشفة صور العقارات وسندات الملكية والاوراق الثبوتية الاخرى للحفاظ على الملكية وعقود البيع والفواتير ومن الممكن ارشفة عقود الآجارات والهبة والرهن.

2- مكاتب المحاماة والقضاء:

من الممكن ان يتم حفظ وأرشفة القضايا والتوكيلات والمستندات القانونية واضبارة كل موكل على حدا

بالاضافة الى المستندات والنصوص القانونية وغيرها من الاوراق القانونية والنصوص والتشريعات.

3- العيادات الطبية:

من اهم استخدامات نظام الارشفة الالكترونية هي العيادات والمستشفيات العامة والخاصة ،

حيث بكبسة زر بامكاننا استعراض الملف الطبي الكامل للمريض واستعراض نتائج الفحوصات المخبرية والصور الشعاعية ومعرفة التاريخ المرضي الكامل لهذا المريض.

4- المنشآت والمؤسسات العامة:

لامتلائها الكبير جداً بالورقيات والمستندات والوثائق العامة وكثرة المتعاملين والعملاء والاقسام هنا

سنجد ان من الضرورة بمكان ان تكون هذه المؤسسة تمتلك نظام الارشفة الالكترونية لتنسيق هذه الورقيات

وجعلها في مكان واحد حسب تبعية كل قسم وهذا يؤدي الى سهولة البحث وضمان عدم ضياع او تلف اي وثيقة.

5- مراكز التدريب والتعليم:

هل يوجد هيئة او مركز وطني للوثائق والمحفوظات في المملكة العربية السعودية؟

الاجابة نعم ، فقد أنشئ المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بالمرسوم الملكي رقم (م/55 ) وتاريخ 23 شوال 1409 هـ

ويرتبط إدارياَ برئيس الديوان الملكي ، وتدير أعماله هيئة ترسم سياسته وتتابع تنفيذها وتقترح ما تراه مناسباً من الأنظمة واللوائح والإجراءات لتحقيق أهدافه.

لماذا نظام الارشفة الالكتروني من الفا سوفت؟

تم تصميم نظام الارشفة الالكترونية لتخزين أنواع الملفات المختلفة بشكل آمن، للمساعدة في الفهرسة والبحث.

تشمل مميزات البرنامج الرئيسية حفظ الملفات والوثائق الهامة وإزالة البيانات المكررة،

ووظائف البحث المتقدمة للمساعدة في اكتشاف البيانات، ومهام وضع ضوابط وصلاحيات لوصول المستخدم.

ومن ميزات نظام الارشفة الالكترونية السحابي من الفا سوفت:

سهولة الوصول للمعلومات والوثائق من أي مكان وفي أي وقت :

نظام الارشفة الالكترونية من الفا سوفت يعمل من خلال شبكة الإنترنت لتمكينك من الوصول بسهولة وبسرعة للمعلومات المتعلقة بالعمل من أي مكان وفي أي وقت.

سهولة تخزين واسترجاع وإدارة ونشر الوثائق المهمة للشركة:

يقوم نظام الارشفة الالكترونية من الفا سوفت بتمكينك من حفظ البيانات واسترجاعها بسهولة للنظام بفضل نظام الأرشفة،

بالإضافة إلى تزويدك بأحدث طرق وتقنيات البحث التي تساعدك على إيجاد الوثائق التي تحتاج في أسرع وقت ممكن

والتعرف على مسار مشاركتها مع باقي المستخدمين عبر بيئة توفر مستوى عالٍ من الأمن والجودة

لمعرفة تفاصيل اكثر حول البرنامج الاول عربياً بامكانك زيارة صفحة البرنامج عبر الانترنت:

نظام الارشفة الالكترونية من الفا سوفت