ما هي المستندات المحاسبية ؟
نطلق مصطلح المستندات المحاسبية على جميع الوثائق الثبوتية المتعلقة بالمعاملات المالية من فواتير وإيصالات وأوامر شراء وقسائم ومذكرات.
وهذه الوثائق او المستندات المحاسبية ممكن أن تكون سندات قبض أو سندات صرف أو سندات تحويل أو مذكرات نقدية أو مذكرات خصم أو مذكرات اثتمان أو أوامر شراء أو أوامر مبيعات ….. الخ.
كما تشمل المسنتدات المحاسبية الأصول والخصوم والمعاملات المالية والكتب والمجلات وجميع المستندات الداعمة مثل الإيصالات والفواتير.
أنواع المستندات المحاسبية:
تقسم المستندات المحاسبية إلى مجموعتين رئيسيتين :
1- المستندات المحاسبية المباشرة
2- المستندات المحاسبية غير المباشرة.
1- مستندات مباشرة:
هي مستندات محاسبية تقوم المنشأة بإعدادها بشكل مباشر، وتعد هي المصدر الرئيسي للتسجيل في الدفاتر المحاسبية، ولهذه المستندات أيضاً أنواع:
مستند القبض:
يعتبر هذا المستند الأكثر تداولاً بالشركات، وهو أحد أنواع المستندات المباشرة التي تقوم المؤسسات بإعدادها عند حصولها على
مبالغ مالية من العملاء على شكل مبالغ نقدية أو شيكات مسحوبة على البنك، حيث يحصل الدافع على نسخة من المستند ويبقى نسخة
قد تكون كربونية للمؤسسة لتسجيل العملية المالية في الدفاتر المحاسبية.
مستند الصرف:
المنشأة عادة تقوم بتحرير مستند الصرف عند طلب دفع مبالغ مالية ونقدية للعملاء، أو مقابل حصولهم على خدمات معينة، سواء كان التسديد
نقدي أو على دفعات أو عبر شيكات مسجلة ومسحوبة على البنك، حيث يحصل العميل أو المستلم على نسخة من بعد القيام بالتوقيع على
استلامها، وأية نسخة أخرى تبقى في المنشأة .
مستند القيد:
مستند القيد هو نوع من أنواع المستندات المباشرة التي يتم تجهيزها وتحريرها عند القيام بأي عملية مالية لا تحتوي على مدفوعات أو مقبوضات.
لغاية تسجيل العملية المالية في حال تم الدفع أو القبض بالوقت المستقبلي في الدفاتر المحاسبية، كعملية البيع الآجل أو البيع على الحساب.
2- مستندات غير مباشرة:
وهي المستندات التي تكون مرفقة مع المستندات المباشرة؛ لغايات تعزيزها أو تأكيدها وتوثيقها. وهي كما يلي:
الفاتورة:
تُعتبر الفاتورة كشف تفصيلي يقوم به البائع لتسجيل جميع التكاليف التي تم صرفها ، أو جميع البضائع التي تم بيعها مع الأسعار والكميات وكذلك الوقت التي صرفت به جميع هذه المصاريف.
الشيك:
يُعتبر الشيك بأنه أحد الأوراق المالية أو الصكوك التي يتم كتابتها، في حال تقديم أو الحصول على خدمة وتحويل الحساب للبنك، عندما لا يكون لدى
العميل أو الشركة السيولة الكافية للقيام بالدفع مقابل العملية المالية التي حصلت.
الكمبيالة:
تُعتبر هذه الوثيقة تعهد ورقي مكتوب تدل على ضمان قيام شخص بدفع الأموال للطرف الآخر ، كأن تتم العملية على الحساب وتعتبر الكمبيالة ضمان
حصول الطرف صاحب المال على أمواله في تاريخ يكون محدد ومسجل سابقاً .
الإشعار المدين:
هي وثيقة أو مستند تقوم المؤسسة بإرسالها للعميل لابلاغه بقيمة المبلغ المالي المترتب عليه.
الإشعار الدائن:
مستند تجاري صادر من المورد او البائع، حيث يكون كوثيقة لإثبات تخفيض قيمة مبيعات في حال تم تعديلها .
كشف الحساب:
تقوم المؤسسة بإعداد كشف الحساب وإرسالة للعملاء لتوضيح الأرصدة المستحقة وجميع الحركات المدينة والدائنة.
هل يجب الاحتفاظ بالمستندات المحاسبية فترات طويلة ؟
لايوجد بروتوكول او قاعدة بهذا الخصوص، ولكن ينصح بالاحتفاظ بالمستندات المحاسبية لمدة 7 سنوات على الأقل، وهو ما يكفي في حال لا سمح الله وجدا اي مشاكل قانونية او أية دعاوى قضائية أو مطالبات محتملة.
وعلى كل الأحوال ، يوصي بعض محاسبين القانونيين أن تحتفظ بالبيانات المالية والميزانيات وبشكل دائم ومستمر.
ماهي البيانات الرئيسة الواجب ذكرها في المستند المصدر المحاسبي؟
- تاريخ المعاملة: هو التاريخ الذي يظهر وقت حدوث الصفقة ، لضمان الأمان ولكن الأهم من ذلك ، الإشارة إلى وقت نقل الملكية الرسمي.
- المبلغ الإجمالي للمعاملة: يقصد به التكلفة الإجمالية للمعاملة دون التكاليف والأتعاب والمصاريف فيما يتعلق بالمعاملات.
- وصف الصفقة: الصفقة هي اتفاق مكتمل بين الشاري والبائع لتبادل السلع او الخدمات وما إلى ذلك
- توقيع تفويض واحد أو أكثر: يشير التوقيع إلى أن الجميع قد وافق على الشروط المتعلقة بالصفقة.
ومن المستندات المحاسبية الضرورية والدائمة التي يتم تداولها بين أصحاب المنشآت والشركات الخاصة او العامة من جهة وبين الموظفين والعمال لديهم من جهة أخرى :
سند استلام الراتب
تأتي أهمية هذا السند من كونه يعتبر وثيقة تأكيد استلام الراتب من قبل الموظفين و العاملين في الشركة، حيث تعمل الشركات على إتاحة
السند من أجل الحفاظ على تأكيد الحصول على الراتب الشهري المقدم لجميع العاملين بشكل دوري.
أغلب العمال في مختلف القطاعات يطلبون سند استلام رسمي لراتبهم وهذا السن
د يتضمن قيمة الراتب وتاريخه والسبب الرئيسي وراء إعطاء
المنشآت لمثل هذه السندات للموظفين لديها هو التأكيد على حصولهم على مستحقاتهم الشهرية كاملة.
حيث تقوم الشركات بإرسال الأوراق الخاصة باستلام الراتب النقدي الشهري لكل عامل، مع التأكيد على ضرورة توقيعها عليها وهذا الأمر يعتبر من مهام قسم الموارد البشرية في المؤسسات، فهي المسؤولة عن الرواتب، وعن الزيادات الشهرية والمكافئات والخصومات …. الخ ولكن في الفترة الأخيرة كثيرًا ما أصبح هذا السند يرسل بشكل إلكتروني عن طريق البريد الإلكتروني الخاص بالعامل.
نموذج استلام الراتب والمعتمد في أغلب المصالح الحكومية في المملكة العربية السعودية يكتب فيه بعض البيانات الأساسية، ومنها:
- الرقم الوطني لهوية صاحب العمل.
- اسم العامل / الموظف.
- رقم جواز السفر / الرقم الوطني للهوية الشخصية .
- تاريخ إصدار جواز السفر / تاريخ إصدار الهوية الشخصية.
- تاريخ إنتهاء جواز السفر / تاريخ انتهاء الهوية الشخصية.
- مكان إصدار جواز السفر.
- مدة العقد.
- تاريخ الوصول.
- تاريخ استحقاق المرتب.
- المبلغ المدفوع من قبل صاحب العمل.
- توقيع العامل / الموظف.
- تاريخ استلام المبلغ.
- ملاحظات أخرى تتعلق بالراتب والدوام.
لماذا يجب عليك اختيار برنامج الفا سوفت للمحاسبة ؟
برنامج المحاسبة من الفا سوفت.. أفضل برنامج محاسبة لإدارة الانشطة التجارية معتمد من هيئة الزكاة والدخل
يعتبر برنامج محاسبة شامل ومتكامل، وهو واحد من أهم البرامج المحاسبية المعتمدة في إدارة كافة الأنشطة التجارية.
يدعم برنامج الفا سوفت للمحاسبة الفاتورة الالكترونية السعودية وغيرها من المزايا التي تجعل منه الخيار الافضل لكل من يبحث عن برنامج سهل وسريع وآمن يتيح لك العناية بحساباتك،ويضمن لك تحقيق النجاح.
برنامج المحاسبة ونقاط البيع من ألفا سوفت يساعدك على توفير واستثمار وقتك وجهدك من خلال أتمتة الموارد المالية الخاصة بشركتك عبر عدة ميزات يمكنك التعرف عليها من خلال : ميزات برنامج المحاسبة من الفا سوفت
يدعم الفاتورة الالكترونية
تزويد العملاء بتجربة فوترة أفضل سهلة الاستخدام من خلال التعامل مع الفواتير المتكررة والمدفوعات والمبالغ المستردة وتخصيص خدمات الفوترة
لعدة عملاء في وقت واحد وتلبية متطلباتهم المتغيرة وهي مزايا يمكنك الاستفادة منها مع برنامج الفاتورة الإلكترونية الخاص بنا.
