نظام الأرشفة
تم تصميم نظام الأرشفة الإلكترونية لتخزين أنواع الملفات المختلفة بشكل آمن، للمساعدة في الفهرسة والبحث. تشمل مميزات البرنامج الرئيسية حفظ الملفات والوثائق الهامة وإزالة البيانات المكررة، ووظائف البحث المتقدمة للمساعدة في اكتشاف البيانات، ومهام وضع ضوابط وصلاحيات لوصول المستخدم.
التعرف الضوئي على الأحرف OCR
مسح المستندات الورقية ضوئيًا للتعرف على الأحرف التي يتضمنها المستند دون الحاجة لمسحها مرة أخرى وتحويلها إلى مستندات نصية قابلة للبحث والتحرير بالكامل. ويعد البحث عن نص كامل مفيدًا بشكل خاص للمؤسسات التي ترغب في رقمنة البنية التحتية للملفات الخاصة بها مع الاحتفاظ بوظيفة البحث التفصيلي. وهذا ما يتيح الارشفة الالكترونية للوثائق والفواتير والمستندات المهمة وتنظيمها.
إدارة الملفات
إدارة مجموعات كبيرة من الملفات والمستندات بوضع علامات على المستندات، تساعد في تحسين وظائف البحث عن الملفات ويسمح لك بتحديد موقع المعلومات المحددة التي تحتاجها بسرعة من أرشيفات الملفات الكبيرة والمعقدة.
وصول المستخدم
تعيين أدوار المستخدم وعناصر التحكم في الأذونات بتخويل المشرفين وفرق الإدارة وموظفين محددين للوصول إلى الملفات الحساسة. هذا يضمن أن الموظفين الذين يتمتعون بالسلطة المناسبة هم فقط من يمكنهم الوصول إلى السجلات المالية والمعلومات السرية وبيانات الشركة الأخرى المعرضة للخطر.
تحديد صلاحيات الوصول إلى المستندات وهذا ما يحمي سرية المستندات المهمة واقتصارها على إدارة المؤسسة فقط وهذا هو أحد أهم حلول أنظمة الأرشفة الإلكترونية.
إدارة التخزين
> نظام تخزين يتيح لك تحديد أولويات المستندات الخاصة بك بناءً على الأهمية بحيث يتم تخزين البيانات الأكثر أهمية على أسرع خادم متاح، بينما يتم وضع معلوماتك الأقل أهمية في مواقع تخزين أبطأ وبأسعار معقولة.
> إزالة البيانات المكررة التي تؤثر سلبًا على كفاءة العمل، بحذف نسخ الملفات المكررة التي بدورها توفر سعة تخزين أكبر.
> أرشفة البيانات التلقائية، حيث يمكنك جدولة عمليات نقل البيانات لضمان كفاءة عملية الارشفة الالكترونية وحفظ الملفات.
برنامج انظمة الارشفة الالكترونية في المملكة العربية السعودية ضروري لمختلف المؤسسات ولكن هناك مؤسسات بحاجة ماسة له سنستعرض بعضًا منها:
