fbpx
Saudi Arabia

نظام الأرشفة

تم تصميم نظام الأرشفة الإلكترونية لتخزين أنواع الملفات المختلفة بشكل آمن، للمساعدة في الفهرسة والبحث. تشمل مميزات البرنامج الرئيسية حفظ الملفات والوثائق الهامة وإزالة البيانات المكررة، ووظائف البحث المتقدمة للمساعدة في اكتشاف البيانات، ومهام وضع ضوابط وصلاحيات لوصول المستخدم.

الارشفة الالكترونية

التعرف الضوئي على الأحرف OCR

مسح المستندات الورقية ضوئيًا للتعرف على الأحرف التي يتضمنها المستند دون الحاجة لمسحها مرة أخرى وتحويلها إلى مستندات نصية قابلة للبحث والتحرير بالكامل. ويعد البحث عن نص كامل مفيدًا بشكل خاص للمؤسسات التي ترغب في رقمنة البنية التحتية للملفات الخاصة بها مع الاحتفاظ بوظيفة البحث التفصيلي. وهذا ما يتيح الارشفة الالكترونية للوثائق والفواتير والمستندات المهمة وتنظيمها.

إدارة الملفات

نظام الارشفة الالكترونية

إدارة مجموعات كبيرة من الملفات والمستندات بوضع علامات على المستندات، تساعد في تحسين وظائف البحث عن الملفات ويسمح لك بتحديد موقع المعلومات المحددة التي تحتاجها بسرعة من أرشيفات الملفات الكبيرة والمعقدة.

تشفير البيانات، والحفاظ على أرشيفات البيانات الخاصة بك آمنة من سلسلة من أحداث فقدان البيانات.
تجميع بياناتك في مجموعة مشفرة من الأرقام والحروف التي لا يمكن الكشف عنها بدون مفتاح تشفير.
تمييز كل ملف يتم أرشفته بطابع زمني حتى يعرف دائمًا بدقة وقت أرشفته.
إمكانية إرفاق ملفات بطلبات استكشاف الأخطاء وإصلاحها، مما يسرع من عملية الحل.
إمكانية استرداد الملفات المفقودة.
نظام الأرشفة الإلكترونية

وصول المستخدم

تعيين أدوار المستخدم وعناصر التحكم في الأذونات بتخويل المشرفين وفرق الإدارة وموظفين محددين للوصول إلى الملفات الحساسة. هذا يضمن أن الموظفين الذين يتمتعون بالسلطة المناسبة هم فقط من يمكنهم الوصول إلى السجلات المالية والمعلومات السرية وبيانات الشركة الأخرى المعرضة للخطر.

تحديد صلاحيات الوصول إلى المستندات وهذا ما يحمي سرية المستندات المهمة واقتصارها على إدارة المؤسسة فقط وهذا هو أحد أهم حلول أنظمة الأرشفة الإلكترونية.

إدارة التخزين

> نظام تخزين يتيح لك تحديد أولويات المستندات الخاصة بك بناءً على الأهمية بحيث يتم تخزين البيانات الأكثر أهمية على أسرع خادم متاح، بينما يتم وضع معلوماتك الأقل أهمية في مواقع تخزين أبطأ وبأسعار معقولة.

> إزالة البيانات المكررة التي تؤثر سلبًا على كفاءة العمل، بحذف نسخ الملفات المكررة التي بدورها توفر سعة تخزين أكبر.

> أرشفة البيانات التلقائية، حيث يمكنك جدولة عمليات نقل البيانات لضمان كفاءة عملية الارشفة الالكترونية وحفظ الملفات.

برنامج انظمة الارشفة الالكترونية في المملكة العربية السعودية ضروري لمختلف المؤسسات ولكن هناك مؤسسات بحاجة ماسة له سنستعرض بعضًا منها:

العيادات الطبية
بنقرة زر واحدة يمكن الوصول إلى مجلد المريض واستعراض جميع نتائج الاختبارات والفحوصات السابقة والتاريخ المرضي و الملفات الورقية.
مكاتب المحاماة
يمكن أرشفة جميع المستندات القانونية والملفات التي تخص كل موكل وتخص محامٍ معين ومنح صلاحيات خاصة لكل محامي حسب قضاياه.
المؤسسات العامة
كثيرة هي ورقيات ومستندات ومؤسسات العامة ولكن كل مستندات المؤسسة العامة ستكون في مكان واحد وستصل إلى المستند الذي تريده من خلال ميزة البحث التي يوفرها برنامج الارشفة الالكترونية.
المكاتب العقارية
تتم الارشفة الالكترونية للوثائق وأرشفة صور العقارات وسندات الملكية و الوثائق الورقية وعقود البيع الخاصة بكل ملف مع إتاحة إنشاء ملاحظات تخص المستأجرين أو البائعين أو المشترين للعقارات و السمح الضوئي بهدف إدارة الوثائق عبر نظم الارشفة الالكترونية.
أقسام الموارد البشرية
يمكن إنشاء أقسام ذاتية خاصة بكل موظف تضم جميع ملفاته ومستنداته والوصول لها بسهولة كالسيرة الذاتية وكشوفات الرواتب والمستندات الرسمية للموظف، كل ذلك وأكثر عبر خدمات برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق.
مراكز التدريب
حيث يتم تصنيف المستندات الخاصة بالمؤسسة التدريبية حسب المدرب أو حسب الكورس أو حسب التخصص مع دعم ثلاث لغات مختلفة.